Kommunikáció a szervezetek életében

Amikor úgy érezzük,hogy céljaink eléréséhez kevesek vagyunk, szövetségeseket keresünk, mert együtt nagyobb eséllyel érhetjük el ezeket a célokat. A szervezetek világa viszonylag egyszerű mégis nagyon gazdag, összetett és bonyolult.

A szervezetek lényegét nagyon egyszerű megfogalmazni: a szervezet lényegében hasonló célokkal rendelkező egyének szövetsége, amelyet az egyének azért hoztak létre, mert valamilyen változást szeretnének elérni a környezetükben, legyen szó akár a szűkebb közösségükről, vagy a tágabb társadalmi világról, akár a természeti környezetről. Minden szervezet (vállalkozás, nonprofit szervezet, vagy akár állami intézmény), egy jól meghatározott és nyíltan megfogalmazott funkcióval, alapvető céllal rendelkezik. Ugyanakkor típusától és funkciójától függetlenül a szervezeteknek vannak közös jellemzőik: a szervezeteknek van szerkezete és a működésük területén is vannak olyan alapvető működésmódok, amelyek minden szervezetnél megtalálhatók. A szervezetekben különböző pozíciók, szerepkörök, feladatkörök találhatók, minden feladatkörhöz pedig egy meghatározott hatáskör, bizonyos mennyiségű hatalom is társul, amely a feladatkör ellátását szolgálja. Ezek a pozíciók valamilyen, többé-kevésbé, hierarchikus rendszerbe szerveződnek. Működésüket tekintve minden szervezet rendelkezik olyan folyamatokkal, eljárásokkal, projektekkel, amelyek biztosítják a környezettel való kapcsolatot, a tevékenységek ellátását, az ehhez szükséges források bevonását, az adminisztrációt és a vezetést. A szervezet tagjai különböző társadalmi-gazdasági helyzetből jöhetnek, különbözhet az értékrendjük, az általuk követett normák, viselkedési mintáik, sajátos szükségletekkel, motivációkkal, érdekekkel, célokkal rendelkezhetnek, illetve különböző készségekkel, és mindezek meghatározzák azt, ahogyan a szervezetben élnek,működnek, dolgoznak és kommunikálnak.

A kommunikáció létfontosságú a szervezetek életében, és a szervezet minden szintjén, tevékenységeiben, szerkezetében, működésében, környezettel való kapcsolatában jelen van. A bejegyzésben és az előadásban csupán néhány izgalmas jelenséget emeltünk ki.

A szervezeti kommunikáció terén hagyományosan két irányt szoktunk megkülönböztetni: a belső és a külső kommunikációt. A belső kommunikáció a szervezetek tagjai közötti kommunikációt jelenti, a külső kommunikáció pedig a szervezet és a környezet közötti kommunikációt. Szintén klasszikusnak számít a felosztás, amely szerint a belső kommunikáció lehet formális, tervezett, szabályozott (hivatalos levelezés, közlemények, körlevelek, gyűlések és értekezletek) és lehet informális, ami elsősorban a szervezet tagjai közötti csevegéseket,beszélgetéseket, pletykákat jelenti.

Az előadás egyik témája pont a pletyka volt. Szvetelszky Zsuzsanna szociálpszichológus, pletykakutató néhány gondolatát emeltük ki, aki szerint az informális kommunikáció nagyon fontos szerepet tölt be a szervezet életében és nagyon fontos, hogy a vezetés odafigyeljen erre és tudatosan viszonyuljon hozzá. Egyik alapszabály, hogy ahol nincs információ, ott keletkezik, megjelenik a pletyka, ezért az információt tudatosan kell irányítani. Arra is rájöttek, hogy sok esetben a különböző problémákra ebédszünetben vagy cigizés közbeni beszélgetések alkalmával születnek meg az ötletek, megoldások, ezért sok szervezetben tudatosan megtervezik azokat a helyszíneket, alkalmakat, amikor a munkatársak szünetekben összefuthatnak, találkozhatnak és beszélgethetnek.

A formális kommunikáció területéről a tudás kombinálásról beszélgettünk. Domschitz Mátyás kommunikáció szakértő, szervezetfejlesztő arra hívja fel a figyelmet, hogy a tudástársadalom korában már nem elég az, hogy valamiben nagyon jók vagyunk, ma már egy specialista tudása önmagában nem elegendő ahhoz, hogy a szervezet előtt álló kihívásokat, problémákat megoldja. A tudást össze kell rakni, ez a folyamat pedig kommunikációs technikákat igényel. A specialisták, munkatársak és vezetők tudatosan részt kell vegyenek ebben a folyamatban. Ma már a munka nagyrészt együttműködés és kommunikáció.

“… ahol nincs információ, ott keletkezik, megjelenik a pletyka

A szervezetek külső kommunikációja kapcsán szintén két modellt ismerhettünk meg. Az első abban segített, hogy jobban átlássuk, a szervezetek milyen kommunikációs célokkal rendelkeznek, amikor a nyilvánosság, tágabb közösség felé kommunikálnak. Itt beszélhetünk a szervezet tevékenységeinek a bemutatásáról, társadalmi érzékenység növeléséről, szolgáltatásai népszerűsítéséről, tájékoztatásról és informálásról, adománygyűjtésről, valamint lobbi tevékenységről, politikai döntéshozók meggyőzéséről.

A másik modell, amit kiemeltünk, Simon Sinek nevéhez fűződik. Sinek szerint amikor a szervezetünkről (vagy akár magunkról) kommunikálunk általában azt szoktuk elmondani, hogy mit, hogyan és miért teszünk. A legtöbbet arról beszélünk, hogy mivel foglalkozunk, mi a tevékenységünk, és azt is kiemeljük, hogy mitől vagyunk különlegesebbek, jobbak, mint mások. Sokkal kevesebb szó esik arról, hogy miért tesszük azt, amit teszünk, mi az ügyünk, a célunk, a „miért”-ünk. Előadásaiban és könyveiben azt emeli ki, hogy a hagyományos kommunikációval ellentétben a hangsúlyt az ügyünkre, célunkra kell fektetni: amikor kommunikálunk, kezdjük a miérttel! Mindez nagyban meg fogja változtatni a szervezetünk eredményességét, a környezettel való kapcsolatainkat és a munkatársakkal való kapcsolataink terén egyaránt.

A szervezetek életében a kommunikáció alapvető és létfontosságú, ugyanakkor nagyon gazdag jelenség. Az előadásban egy átfogó képet láttunk a szervezetek világáról, és a kommunikáció néhány izgalmas oldalát ismertük meg, a pletykát, a tudásmegosztást, valamint az ügyünk, céljaink, értékrendünk kommunikálásának fontosságát.