Hogyan osszuk be hatékonyan az időnket?


A céljaink, a tervezés, a munkaidő elhatárolása ritmusban tud tartani. Fontos, hogy kialakítsunk, megőrizzünk egy napi rutint. A fő cél az, hogy minél jobban keretek között tudjuk tartani a munkát, és ne húzódjon el egész napunkra.

Időmenedzsmenti szempontból három fontos különbséget érdemes kiemelni a hagyományos munka és az otthoni munkavégzés között, amelyek többé-kevésbé észrevehetők a hétköznapokban is. Az első, hogy a bejárós munka esetén a munkaidő jobban keretezve van. Van határ a munkaidő és magánélet között, ami azt kellene szolgálja, hogy a munka a munkahelyen és a munkaidőben marad. Foglalkozásonként és munkahelyként nagyon változó, hogy ez mennyire valósul meg. A legnagyobb veszteséget, főleg nagyobb településen vagy ingázás esetén az adja, hogy milyen messze lakunk a munkahelyünktől. Emiatt akár egy-két órát is elvehet a munkába járás, ingázás. A harmadik tényező pedig a külső megszakítások. Ha szellemi munkát végzünk, akkor messze nem dolgozunk annyit aktívan, mint amennyi a munkaidőnk, általában a sok külső megszakítás miatt (csevegések a munkatársakkal, kávészünetek, telefonálások).

Az otthoni munkaidő sokkal rugalmasabb, ennek minden előnyével és hátrányával. Ha el tudunk vonulni egy csendes sarokba, akkor kevesebb a külső inger, a fő veszélyt inkább az elkalandozás, szétszórtság és a határok be nem tartása jelenti. Bár az otthoni munkával az utazáson nagyon sok időt spórolhatunk, mindez elveszhet, ha nem figyelünk az új kihívásokra. Az egyik legjelentősebb ezek közül, hogy sokkal gyengébb, sokkal homályosabb lesz a munka és magánélet közötti határ. Ha egyedül dolgozunk és nem vagyunk elég fegyelmezettek, könnyebben elkalandozunk, hosszabb szüneteket tartunk, többet lógunk a közösségi hálón. Szünet közben, amikor körülnézünk a lakásban, találunk egyéb feladatokat, amit jó lenne megoldani. Mindez nem is annyira a munkánk elvégzését nehezíti, mert annak előbb-utóbb úgyis a végére érünk, a nagyobb veszély az, hogy rámegy az egész napunk. Ugyanakkor ott vannak a szülők is, akiknek sokkal nagyobb kihívás most ez az időszak és az otthoni munkavégzés.


Hogyan tudjuk leküzdeni ezeket a nehézségeket?

Nagyon sok sajátos helyzet van, ezért nem lehet konkrét receptet adni. Viszont, ami mindenkinek segít, ha tudatosabban viszonyul a munkájához és próbál betartani néhány elvet.

Mivel a munka-hely és az otthon közötti határ megszűnik, ezért fontos, hogy megerősítsük az időbeli határokat, jobban elkülönítsük a munkaidőt. Továbbá, az otthoni munkában nem a munkaidő mennyiségén, hanem a hatékonyságon, az elvégzett feladatokon van a hangsúly. Nem kell napi 8 órát dolgozzunk otthon, csak azért, mert egyébként 8 órás a hivatalos munkaidőnk. Akkor tudunk hatékonyak lenni, ha elég pihentek vagyunk. Ezért egy másik elv, amit érdemes követni, a „Dolgozz intenzíven, pihenj intenzíven!” elv. Ehhez szükség van elhatárolt munkaidőre, és jól meghatározott szünetekre is, amikor pihenhetünk.

Ezt a módszert Pomodoro technikaként lehet megtalálni a szakirodalomban, a lényege az, hogy tudatosan beiktatunk szüneteket a munkaidőnkbe. A munkaszakaszok hossza elsősorban attól függ, hogy meddig tudunk összeszedettek lenni, és mielőtt elfáradnánk, beiktatunk egy rövid szünetet. Az átlagos beosztás 20-25 perc munka 5-10 perc szünettel. Fontos, hogy a szünetek is korlátozott idejűek legyenek, és lehetőleg nagyon más tevékenységet végezzünk közben, álljunk fel a számítógép elől, mozgassuk át magunkat, nézzünk ki az ablakon, esetleg végezzünk valamilyen egyszerű házimunkát (mosogatás, porszívózás, mosógép elindítása), esetleg intézzünk el egy-egy rövid telefonhívást. Ha ritmusban tudunk maradni, akkor a munkaszakaszok alatt összeszedettebbek maradunk és az elkalandozás veszélye is alacsonyabb.

Az otthoni munkavégzést is tanulni, gyakorolni kell. Fontos a tudatosítás. Ha figyelünk magunkra, az energiaszintünkre, a munkaidőre, szünetekre, észrevesszük a megszakításokat, időrablóinkat. Minél hosszabb ideig dolgozunk így és minél többet figyelünk magunkra, annál jobban fog menni.

Sokat segít a tervezés is, fontos, hogy legyenek céljaink erre az időszakra. Mondjuk… tervezzünk előre egy-egy hétre. Fogalmazzuk meg magunknak, hogy ezen a héten mit szeretnénk elérni, amíg itthon vagyunk? Munkacélokat is ki kell tűzzünk magunknak (ezt a szívességet sok esetben a főnökeink is meg fogják tenni nekünk), határozzunk meg egyszerű célokat a többi életterületünkön is: egészség, önfejlesztés, otthonunk rendezése, lelki életünk, kapcsolataink terén. Attól, hogy a közösségi események most elmaradnak és kevesebb a szemtől szemben találkozás, lehet telefonon és online is kapcsolatot tartani, beszélgetni, és persze közvetlen családtagjainkkal is több minőségi időt tölthetünk.

A célok és a heti tervezés mellett pedig érdemes napi tervet is készítsünk, előző este, lefekvés előtt. Aki rendszerezettebb típus akár óra szerinti beosztást is készíthet, aki spontánabb elég ha azt a néhány fontos feladatot előkészíti, amit mindenképp meg akar oldani másnap. Ha van egy terv, akkor sokkal összeszedettebben kezdjük a napot. Például az is segít, ha mondjuk reggel felöltözünk és megvetjük az ágyunkat, ezzel jelezzük magunk számára, hogy elindult a napunk és lezárult a reggeli lustálkodás időszaka. A pizsamás délelőttöket meghagyhatjuk hétvégére.

Számos applikáció áll már a rendelkezésünkre (kezdve azoktól, amelyek az életritmusunk kiegyensúlyozottabbá válását, a jobb alvást, az időrablókkal, megszakításokkal szembeni védekezést, a tervezést vagy időmérést segítő alkalmazásokig). Én most elsősorban azokra hívnám fel a figyelmet, amelyekkel az internetes tevékenységünket korlátozhatjuk, például bizonyos oldalakat letilthatunk adott időszakokban, például a Mind the Time vagy a LeechBlock. A cél az, hogy amikor dolgozunk, akkor lehetőleg kerüljük a közösségi médiát, híroldalakat és a szórakoztató felületeket. Ezeket hagyjuk a szabadidőnkre, mert ha nem, akkor a munkaidőnk sokkal hosszabbra nyúlik, mint az indokolt lenne.