Iránytű az időgazdálkodáshoz. Elvek és technikák.

Az idővel való gazdálkodás hétköznapi életünk egyik fontos területe, ugyanakkor fontos kihívás is. Az időnk véges, ezért nagyon értékes. Fontos, hogy minél hatékonyabban tudjuk beosztani, hogy minél többet a számunkra igazán fontos területekkel tölthessünk.

Jelen írás egy áttekintő, összefoglaló jellegű bejegyzés, amely iránymutatásul szolgál azoknak, akik szeretnének az időmenedzsment terén fejlődni. Megtalálhatóak benne a legfontosabb témák, amelyeket az időmenedzsment szakirodalom tárgyalni szokott. Alapelveket és technikákat ismertetünk, amelyek mentén érdemes felfedezni az időgazdálkodás kulcsfontosságú elemeit.

Fontos alapelvek

Az „Ismerd meg önmagad!” felszólítás, az önismeret fontossága, akárcsak az életünk más területein, az időnkkel való gazdálkodás esetén is érvényes. Számos más elv és időgazdálkodási technika épül az alapos önismeretre. Fontos, hogy átlássuk saját életterületeinket, tisztázzuk magunk számára, hogy az életterületeink közül melyik mennyire fontos számunkra, melyek a lényegesebb és melyek a kevésbé fontosak. Emellett fontos ismernünk, hogy milyen tevékenységeket végzünk nap, mint nap, lássuk át, hogy mi tölti ki a napjainkat, heteinket. Szintén fontos, hogy őszintén szembe nézzünk az időgazdálkodási szokásainkkal, tisztázzuk, hogy milyen problémáink vannak az időnkkel, az időbeosztással (késés, halogatás, krónikus időhiány, stb.), mert csak akkor tudunk ezeken változtatni, ha először tudatosítjuk őket.

“Ismerd meg önmagad!”

Az egyik legelterjedtebb időgazdálkodási probléma a túlterheltség. Ehhez kapcsolódó fontos elv, hogy tudatosítsuk: nem fér bele minden az életünkbe. Annak, hogy túlvállaljuk magunkat számos oka van, ami közül a legfontosabb, hogy nem tudjuk/nem szoktuk felmérni a döntéseink időnkre gyakorolt hatását. Továbbá gondot szokott okozni még, hogy beleugrunk vállalásokba, mert jó ötletnek tűnnek, vagy azért, mert nem tudunk nemet mondani, esetleg a kíváncsiság, tapasztalatszerzés, tanulás, kapcsolatok építése vagy a jövőnkbe való befektetés hajt. Pedig a döntéseinknek nem csak pénzügyi, hanem időbeli súlya is van és nagymértékben rajtunk múlik, hogy mit és mennyit vállalunk. Itt bukkan elő az önismeret fontossága először. Fontos, hogy válogassuk meg a tevékenységeinket, ehhez pedig tisztában kell lennünk az életterületeink fontossági sorrendjével. Szabaduljunk meg a haszontalan, nem fontos dolgainktól, és összpontosítsunk a valóban fontos, értékes területeinkre. Ha sok ötletünk, tervünk van, rendezzük őket időrendi sorrendbe és akkor fogjunk neki egy újnak, amikor egy régebbit befejeztünk. Ha kevesebb területtel foglalkozunk, hatékonyabbak és sikeresebbek lehetünk. „Boldogok az egy-ügyűek”, hisz kevés területre koncentrálva általában több sikerélményben van részük.

A hatékonyság egyik zálogát már említettük, most nézzünk meg egy másikat. Szintén fontos időgazdálkodási elv, hogy eredményesnek, hatékonynak lenni csak megfelelő pihenés mellett lehetséges. Dolgozzunk intenzíven, pihenjünk intenzíven! Ez a gondolat a szakirodalomban több helyen is visszaköszön. A pihenés nem időpocsékolás, hanem szükséges ahhoz, hogy feltöltődjünk, és új erővel a feladatra összpontosítva, összeszedetten tudjunk dolgozni. A hatékony, gyorsabban elvégzett munkával, valójában időt is tudunk spórolni. Ma már sokak számára az is kihívás, hogy megtanuljanak pihenni. A nyugalom egy nagyon fontos erőforrás, az állandó pörgés, hajtás helyett hatékonyabbak lehetünk, ha pihenünk és akkor húzunk bele a munkába, amikor éppen szükséges.

Hogyan lehetünk hatékonyak?

Az időmenedzsment szakirodalomban leggyakrabban említett témák a tervezés fontossága és módszerei, az időrablók kiiktatása, rutinok létrehozása és begyakorlása, valamint a koncentrált figyelem és a munkánkra való összpontosítás.

A tervezésnél napi, heti de akár havi és éves tervekről is beszélhetünk. Ezek közül a legfontosabbak mindenképp a napi és heti tervek. A szakirodalom szerint a tervezés időt igényel ugyan, de sokkal több időt nyerhetünk, ha előre megtervezzük a napunkat. A tervezéshez számos technika és jótanács áll a rendelkezésre. Ha időmenedzsment írásokat kerestek, akkor találkozni fogtok például a 80/20-as szabály (Pareto-elv) alkalmazásával (mely szerint érdemes úgy tervezni a napjainkat, hogy csak a munkára szánt időnk 80%-át fedjük le és hagyjunk 20%-ot a nem várt dolgoknak), vagy a feladatok fontos és sürgős dimenziók mentén való kategorizálásával is. Ez utóbbi legfőbb üzenete, hogy kezdjük a fontos dolgainkkal a napot, és a fontos dolgok előnyt élveznek a sürgős dolgokkal szemben. Nagyon hasznos, ha ismerjük saját állapotainkat és ezek változását a nap során (ezt személyi teljesítmény görbének is hívják). A különböző állapotainkhoz, energiaszintünkhöz társíthatjuk a napi feladatainkat: a kreatív/produktív munkát akkor végezzük el, amikor frissebbek vagyunk, az adminisztratív feladatok, levelezések, rutinfeladatok ráérnek akkor is, amikor már kevésbé vagyunk frissek.

Egy másik fontos gondolat, hogy a napunk igazából már előző este elkezdődik, mikor aludni térünk. Ahhoz, hogy összeszedettek legyünk és hatékonyak legyünk fontos, hogy kipihenjük magunkat és megfelelő mennyiségű és pihentető legyen az alvásunk. Ennek kapcsán érdemes odafigyeljünk az alvásciklusainkra és a reggeli ébresztést úgy időzítsük, hogy a felszínes alvásunkra essen (ehhez már különböző applikációk és okos-eszközök is rendelkezésre állnak).

Az időmenedzsment technikák között saját szakirodalma van az időrablóknak. Minden olyan eseménynek, szokásnak, ami kizökkent a munkánkból, akadályozza, hogy haladjunk, elrabolja az időnket. Az időrablók nagyon sokfélék lehetnek (telefonhívások, chatüzenetek, a túl hosszú beszélgetések, vagy ha naponta többször is ellenőrizzük a leveleinket és emiatt megszakítjuk a munkánkat, de ugyanilyen fontos a közösségi oldalak figyelemelvonó hatása is), és ezekre különböző tanácsokat, védekezési technikákat olvashatunk. Például, hogy a telefonhívásokat érdemes az üres időben bonyolítani (pl. utazás közben, várakozás közben, stb., vagy amikor éppen szünetet tartunk két feladat között).

“…a telefonhívásokat érdemes az üres időben bonyolítani (pl. utazás közben, várakozás közben, stb., vagy amikor éppen szünetet tartunk két feladat között).”

A hatékony időgazdálkodásban nagy segítségünkre lehetnek a rutinok. Vannak ismétlődő feladataink, amelyeket már akár féltudatosan is el tudunk végezni, legyen szó házimunkáról, vagy a munkánkhoz kapcsolódó gyakran ismétlődő feladatokról. A napi rutin kialakításával igazából „tevékenységcsoportokat” hozhatsz létre, ami a tudatodban és valós mennyiségre is felezi vagy akár harmadolja, és időben rövidíti a tennivalókat. Már az is segít, ha úgy érezzük, hogy kevesebb tennivalónk van, ugyanakkor, ha automatikusan egyik tevékenységből megyünk át egy másikba, kevesebb időt vesztegetünk a tevékenységek között.

A bejegyzésben egy átfogó képet igyekeztünk adni az időmenedzsment leglényegesebb témáiról. Azt ajánljuk, hogy mindezek után tanulmányozd át a részleteket, és az így megszerzett tudás segítségével változtass saját időgazdálkodási szokásaidon. Ehhez még egy fontos javaslat: Egyszerre csak egy változtatást érdemes véghezvinni, majd miután az beépül a hétköznapunkba, szokássá válik, akkor jöhet a következő. Így lépésről lépésre lehetünk sikeresebbek és hatékonyabbak az időnkkel való gazdálkodásban.